ERPNext en posventa: garantías, series y depósito
Mini-case anonimizado para unir garantía, número de serie, repuesto y visita técnica sin perder permisos, stock ni evidencia de cierre.
Antes, posventa anotaba una garantía en una planilla y depósito descontaba el repuesto en otra. Después, ERPNext une reclamo, serie, lote y movimiento de stock en registros que compras y taller pueden revisar. El tema importa porque Stack Overflow 2025 midió que 45,52 % de los encuestados usa de 1 a 5 aplicaciones de trabajo: cada herramienta extra agrega una salida que alguien debe conciliar.
La garantía se pierde cuando stock y visita viven separados
El mini-case es una concesionaria de maquinaria agrícola sobre Ruta 40, en Tunuyán. El mostrador tenía cajas con sensores, correas y módulos electrónicos devueltos. El detalle de estatus era una impresora Zebra con etiquetas a medio cortar: cada repuesto tenía rótulo, aunque el sistema no siempre mostraba por qué había salido. ERPNext tiene documentos para reclamos de garantía, entradas de stock, depósitos y series o lotes. La garantía recibe cliente, producto, estado y resolución. La entrada de stock registra movimientos de material entre depósitos, consumo, fabricación o ajuste. El antagonista concreto es la planilla de garantías cerradas que no descuenta repuesto ni deja responsable. El salto operativo aparece cuando un reclamo deja de ser una nota suelta y pasa a tocar inventario. Si el número de serie queda en el reclamo, el taller sabe qué equipo volvió. Si el repuesto sale por depósito, compras sabe cuándo reponer. Si la visita técnica queda vinculada, gerencia puede medir demora sin pedir capturas. En el caso, compras recibía pedidos por WhatsApp con fotos de piezas y códigos escritos a mano. La rutina funcionaba mientras había una sola persona con memoria del depósito. Cuando entró un reemplazo, aparecieron dos sensores con el mismo nombre corto y precios distintos. La primera corrección fue administrativa: un catálogo único con unidad de medida, depósito permitido y responsable de cambio.
Cómo funciona por dentro
El flujo tiene siete pasos. Primero, posventa carga el reclamo con cliente, equipo, número de serie, síntoma y foto. Segundo, ERPNext guarda el documento con estado, responsable y fechas. Tercero, taller revisa el equipo y agrega diagnóstico. Cuarto, depósito crea una entrada o salida de stock para el repuesto usado. Quinto, el módulo de serie y lote ata el repuesto a un identificador verificable. Sexto, compras consulta mínimos por depósito y genera pedido si el stock cae. Séptimo, una exportación diaria deja reclamos, movimientos y usuarios en un paquete para backup. ERPNext entrega formularios y reportes; MariaDB guarda los registros de la aplicación; el almacenamiento conserva adjuntos si se usa un backend externo; los permisos separan quién crea, aprueba, despacha y cierra. Si falla la base, se restaura el sitio completo. Si falla el almacenamiento, el reclamo queda visible y los adjuntos se marcan para recuperación.
Qué se instala o configura primero
La pila mínima usa ERPNext/Frappe, MariaDB, Redis, un proxy con HTTPS, almacenamiento para adjuntos, backup diario y monitoreo de cola. Para una pyme con 8 a 15 usuarios, el costo mensual de infraestructura ronda USD 95, unos $ 145.350 con dólar vendedor de $ 1.530. La implementación inicial puede llevar cuatro a seis semanas si ya existen catálogos de repuestos, clientes y depósitos. El primer entregable verificable es chico: tres depósitos, veinte repuestos críticos, cinco garantías reales y dos roles. Un rol carga reclamos, otro aprueba movimientos, depósito despacha y gerencia lee reportes. La documentación de series y lotes ayuda a decidir qué repuestos necesitan trazabilidad fina y cuáles pueden manejarse por cantidad. UMSA usaría un piloto así para medir salida antes de sumar facturación o compras completas. El tablero inicial debe responder cuatro preguntas: qué garantía está abierta, qué repuesto salió, quién aprobó el movimiento y qué queda por reponer. La configuración de usuarios se resuelve antes de migrar histórico. Un usuario de mostrador crea reclamos y adjunta fotos; taller agrega diagnóstico; depósito registra movimiento; compras modifica mínimos y proveedores. Gerencia lee todo y aprueba cierres especiales. Esa separación evita que una baja de stock tape una devolución sin revisar.
Dónde se rompe y cómo probarlo
El primer riesgo es cargar reclamos sin producto normalizado. La señal aparece cuando el mismo repuesto figura con tres nombres. La prueba toma veinte garantías y exige que todas apunten al mismo catálogo antes de pasar a producción. El segundo riesgo es dar permiso de cierre a quien despacha. La señal aparece cuando una garantía queda cerrada el mismo día qué se mueve stock, sin revisión técnica. La prueba crea usuarios por rol y comprueba que depósito no pueda cerrar reclamos. El tercer riesgo es backup incompleto. La señal aparece cuando se restaura la base y faltan fotos, remitos o etiquetas. La prueba restaura en un servidor aparte, abre cinco reclamos con adjuntos y compara el saldo de depósito contra el reporte original. Una posventa ordenada se reconoce cuando una devolución deja stock, serie y responsable en el mismo registro.
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