Nextcloud Hub 9 en un colegio profesional: 1.800 matriculados sin Drive
Expedientes disciplinarios, actas de sanción y matrícula activa en Google Drive: por qué la Ley 25.326 obliga a repensar el stack y cómo se implementa Nextcloud Hub 9 en colegios de Cuyo.
En un colegio profesional de Cuyo — 1.800 matriculados, 14 empleados administrativos y un directorio compartido de Google Drive que crece 3 GB por mes — la Mesa Directiva descubrió dos cosas en la misma semana. Primera: el contador se había ido y se había llevado los accesos compartidos de su Drive personal. Segunda: la auditoría de la autoridad de aplicación de datos personales era en 40 días. El PDF con la checklist hablaba de "control sobre la cadena de custodia de documentos sensibles". Nadie en el colegio sabía qué significaba eso.
Qué riesgo tiene un colegio profesional en Google Drive
Los colegios profesionales manejan, por ley, expedientes disciplinarios, certificados de matrícula, actas de sanción, declaraciones juradas de incompatibilidades y — cada vez más — información clínica cuando están involucrados en causas de salud. Todo eso cae de lleno bajo la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales como dato personal, y buena parte como dato sensible, que pide tratamiento especial. Google Drive Enterprise no cumple esa cadena de custodia por dos motivos. Uno, los datos se replican a servidores fuera de Argentina sin consentimiento explícito del matriculado. Dos, los admins de la cuenta controlan accesos, pero un colegio con rotación administrativa cada dos años tiene en promedio siete empleados ex-activos con acceso vigente a carpetas que ya no deberían ver. Eso no es falla técnica: es falla de proceso, y en auditoría pesa igual.
Por qué "comprar más licencias de Drive" no resuelve
La recomendación estándar de cualquier partner de Google es subir a Workspace Enterprise Plus y usar Data Loss Prevention, etiquetas de sensibilidad y logs de auditoría. En papel, resuelve. En los hechos choca con tres cosas: el precio (cerca de US$ 23 por usuario/mes, 14 usuarios × 23 × 12 = US$ 3.864 al año, alrededor del 35% del presupuesto IT anual de un colegio mediano), la configuración (DLP exige políticas que nadie en el colegio sabe definir sin consultora externa) y la soberanía (los datos siguen en Estados Unidos). El segundo problema es político. La matrícula puede exigir, en asamblea, que los datos personales no salgan del país. Ya pasó en colegios de ingenieros, psicólogos y médicos en distintas jurisdicciones argentinas en los últimos 18 meses. ## La salida: Nextcloud Hub 9 self-hosted Nextcloud Hub 9 — lanzado en septiembre de 2024 y maduro durante 2025 — es la versión que cerró tres brechas históricas frente a Drive para organizaciones de este tamaño: - Nextcloud Flow: motor de automatización integrado. Caso real: cuando un matriculado se da de baja, un workflow revoca todos los accesos, archiva carpetas y deja un log firmado para auditoría. - Whiteboard + Talk: reemplaza Meet y Miro para reuniones de Mesa Directiva, con archivo compartido de pizarra como parte del expediente. - Federation de archivos: el colegio provincial puede federar con el de otra provincia sin que los datos pasen por Google — cada servidor mantiene su propio control, con federated cloud ID tipo email. La performance también dejó de ser el talón. Hub 9 migró el bundler a Vite, reduciendo hasta 5× el tamaño del JavaScript servido. En la práctica: la interfaz web anda razonablemente en la notebook Celeron del administrativo promedio, cosa que Nextcloud 26 o 27 no lograban. Para un colegio con 1.800 matriculados y 14 administrativos, la configuración qué funciona en varias implementaciones UMSA es: un servidor con 8 GB de RAM, 2 TB en espejo, Postgres como backend, backup diario a un NAS en la sede provincial y backup semanal cifrado a la oficina del vicepresidente. Costo inicial de hardware: alrededor de US$ 1.800. Costo anual de operación (mantenimiento, updates, soporte): US$ 2.500 a US$ 4.000 según nivel de SLA. ## Lo que hay que mirar antes de copiarlo Onboarding no-técnico. Nextcloud tiene interfaz web limpia, pero los administrativos del colegio — contadores, secretarias — nunca usaron nada que no sea Drive o Dropbox. El plan de entrenamiento pesa más que la instalación. Calcular dos talleres de tres horas y un manual corto específico del colegio. Políticas de retención con cara humana. La Ley 25.326 pide retención limitada. Un expediente disciplinario cerrado hace diez años con sanción cumplida no debería estar accesible para cualquiera. Configurar Nextcloud Flow para archivar automáticamente por fecha y borrar físicamente tras el plazo legal no es opcional: es la diferencia entre una auditoría qué pasa y una que recomienda sanción. Federation con la obra social o la caja previsional. Si el colegio tiene una obra social asociada, hay tentación de federar ambos Nextcloud. Antes de hacerlo: la obra social maneja información clínica, que tiene régimen específico de Ley 26.529 — no basta con Ley 25.326. Dejar los mundos separados, o aislar federación por carpetas específicas bajo convenio escrito.