Proyectos
Kimai 2.67 en servicios: horas, clientes y cierre
Mini-caso para ordenar horas de soporte y cuadrillas con Kimai: clientes, proyectos, equipos, exportaciones, facturación y backup para prestadores regionales.
Hora, cliente y tarea: si falta uno, el cierre mensual llega con discusiones. Kimai 2.67.0 convierte partes de soporte en timesheets, proyectos, equipos, exportaciones e invoices con permisos. En una cooperativa eléctrica con internet rural, cada salida de cuadrilla necesita responsable, tramo atendido y evidencia para facturar o explicar horas internas; esta nota muestra cómo armarlo sin mezclar planillas.
Dónde aparece la hora que nadie quiere firmar
La falla visible llega cuando una cuadrilla registra una reparación, administración factura otro criterio y gerencia recibe una planilla con celdas pintadas. El dato existe, pero no tiene dueño único. Kimai sirve cuando la organización necesita saber quién cargó horas, para qué cliente, contra qué proyecto y con qué estado de cierre. Kimai 2.67.0 fue publicado el 13 de septiembre de 2026. La documentación oficial indica exportación filtrada de timesheets en PDF, XLSX, CSV o HTML, creación de invoices desde datos de horas, equipos para separar visibilidad y permisos por usuarios. La misma encuesta Stack Overflow 2025 muestra que 45,5% de los encuestados usa entre 1 y 5 aplicaciones de software en su trabajo primario, y 35,4% usa entre 6 y 10. Cada sistema extra agranda el cierre si las horas quedan duplicadas. El objeto concreto es una orden de trabajo impresa con barro seco en una esquina y tres horarios escritos a mano. Si compras, administración y soporte leen copias distintas, la discusión gira alrededor de confianza y cierre. El sistema debe convertir esa orden en cliente, proyecto, actividad, usuario y exportación. El gerente necesita ver qué horas quedaron abiertas antes de prometer un plazo al consejo.
Cómo funciona por dentro
El flujo mínimo tiene siete pasos. Primero, administración crea clientes: cooperativa, municipio, escuela o bodega. Segundo, cada cliente tiene proyectos y actividades, por ejemplo mantenimiento de enlace, visita a sitio, soporte remoto o instalación. Tercero, el técnico carga fecha, hora, duración, actividad y descripción. Cuarto, Kimai guarda timesheets, clientes, proyectos, usuarios y equipos en su base; recibe cargas de tiempo y entrega vistas filtradas. Quinto, los equipos limitan qué clientes y proyectos ve cada grupo. Sexto, exportación descarga un corte para análisis o respaldo; invoices toma timesheets procesados y genera documentos con numeración. Séptimo, backup copia base, archivos y configuración; la restauración se prueba abriendo un cierre mensual completo. Los permisos son el centro del caso. Un técnico carga sus horas; un coordinador corrige proyecto y actividad; administración exporta; gerencia lee totales. La señal de falla aparece cuando un usuario puede borrar una hora ya exportada. Kimai usa la marca de exportación para bloquear edición de registros procesados por usuarios comunes.
Qué se instala o configura primero
Un piloto instala Kimai con Docker, base de datos, proxy TLS, SMTP, 12 usuarios, 4 equipos, 8 clientes, 20 proyectos, backup diario y dos plantillas de invoice. Con dólar oficial venta de ARS 1535, el alcance puede ubicarse entre USD 650 y USD 1.600, es decir entre ARS 997.750 y ARS 2.456.000. Incluye instalación, permisos, estructura de clientes, exportaciones, invoice básico, backup y restauración. No incluye integración contable ni adaptación fiscal de comprobantes. UMSA puede ejecutar el mini-caso con una cooperativa de internet rural: 30 días de partes, dos cuadrillas, soporte remoto y mantenimiento de enlace. El entregable verificable es un cierre donde cada hora tiene usuario, cliente, proyecto, actividad, estado de exportación y responsable de aprobación. La nota sobre Dolibarr 23 en cámaras completa el recorrido administrativo. Dolibarr puede llevar cuotas, caja y salida; Kimai ordena el tiempo que luego alimenta facturación o control interno.
Dónde se rompe y cómo probarlo
El primer riesgo es crear clientes duplicados. La señal aparece cuando el mismo abonado tiene horas en dos nombres. La prueba importa 20 partes, busca duplicados por CUIT o razón social y exige una corrección antes de exportar. El segundo riesgo es permitir edición después del cierre. La señal aparece cuando una hora exportada cambia duración o proyecto. La prueba marca un corte como procesado, entra con usuario técnico y revisa que la edición quede bloqueada. El tercer riesgo es confundir actividad con descripción libre. La señal aparece cuando todos escriben tareas distintas para el mismo trabajo. La prueba carga cuatro actividades cerradas y mide cuántas horas quedan sin clasificar. El cuarto riesgo es generar invoice sin revisar numeración. La documentación de Kimai advierte que borrar invoices puede traer problemas con el contador. La prueba crea dos documentos, cancela uno, conserva historial y revisa el siguiente número. El cierre mensual mejora cuando nadie puede acomodar horas después del corte. También mejora cuando la cuadrilla ve el mismo dato que administración y entiende por qué una hora quedó facturable, interna o pendiente. Ese acuerdo baja reclamos internos.
